Modernes Verteiler- und Versandmanagement

Unsere Zielgruppe sind Agenturen und Unternehmen, für die die Pflege ihrer Kontakte der zentrale Punkt ihres Geschäfts ist. Die Software läuft unter Windows (ab Windows XP) und Mac OS X (ab Mac OS 10.7).

So sieht sie aus:

Erfasst werden können Personen (z.B. Kunden, Mitarbeiter, Journalisten, Lieferanten etc.) inklusive mehrerer Funktionen in unterschiedlichen Institutionen (nützlich für die Erfassung mehrerer Jobs, Vorstandsmitgliedschaften, Parteizugehörigkeiten, Mitgliedschaften etc.) und Status (z.B. "aktiv", "ausgeschieden", "In Mutterschutz", etc.), Firmen inkl. mehrerer Standorte und Abteilungen, deren Ressorts und eine Reihe weiterer branchenspezifischer Daten wie z.B. für Medien Auflagezahlen, Onlinevisits etc. Einzelne Personen können dabei auch mehrere "Jobs" in unterschiedlichen Firmen zugeordnet werden, oder auch nur mit Privatdaten erfasst sein.

Contact King gibt dem Benutzer eine Reihe von Werkzeugen an die Hand, die eine schnelle Eingabe, Strukturierung und Verwaltung der Daten ermöglichen. Hierzu gehören die Verwaltung von Verteilern, ein Ressortsystem, das nach eigenen Wünschen aufgebaut werden kann, sowie ein eigener Sucheditor. Diese Tools gewährleisten eine genaue Fokussierung auf relevante Journalisten und erlauben das Erstellen von personalisierten E-Mails, Serienbriefen und Etiketten (via Microsoft Word™) sowie das Führen einer detaillierten Kontakthistorie.

Und weil es sich bei Contact King um ein Client-Server basiertes System handelt, stehen einmal erfasste Daten sofort allen Benutzern des Systems zur Verfügung.
  • Verwaltung von Verteilern, Ressorts und Firmentypen (hierarchisch, selbst konfigurierbar, Zuteilung per drag and drop).
  • Firmen können mit mehreren Standorten und Abteilungen erfasst werden.
  • Für Personen können mehrere Jobs bei unterschiedlichen Firmen angegeben und Social-Media-Daten erfasst werden.
  • Sucheditor für kombinierte Suchen
  • Suchen speicherbar („intelligente Listen“)
  • Exportfunktion (Text, vCard, Excel, Outlook, Mac OS Adressbuch) Nutzen Sie dieses Feature für den Export Ihrer Kontakte auf Ihr Mobiltelefon.
  • Flexibler Import aus Textdateien, vCard, Excel und Outlook mit automatischer Doublettenbereinigung. Nutzen Sie dieses Feature z.B. für den Import von Journalistendaten von externen Anbietern.
  • Serienmailversand mit individualisierter Anrede über integrierten E-Maileditor inkl. Open-Tracking oder über Standardemailprogramm (Outlook, Apple Mail u.ä.).
  • Einfache Einbindung von Bildern aus dem Internet in Serienmails
  • Serienbrief- und Etikettenerstellung via Microsoft Word™
  • Komplette Kontakthistorie
  • Erstellt personenbezogene Reminder in MS Outlook bzw. iCal
  • Optional: Erfassung von Clippings mit Angaben zur Reichweite, Kundenbezug, Anzeigenäquivalenzwert, Gattung etc.
  • Optional: Zeiterfassung
  • Grafisches Auswertungstool für Kontakte und Clippings

E-Mail Versand

Contact King bietet zwei Möglichkeiten zur Erstellung einer Serienemail an. Sie können entscheiden, ob der E-Mailversand über ihr Standard-Emailprogramm (unpersonalisiert, alle Empfänger in "bcc") oder über den internen E-Maileditor erfolgen soll. Der interne E-Maileditor versendet personalisierte E-Mails (also z.B. "Sehr geehrte Frau Dr. Schmidt, ...") und bietet verschiedene HTML-Formatierungoptionen (Schrift, Schriftgröße, Fett, unterstreichen und kursiv), die Möglichkeit selbsterstellten HTML-Code, Bilder und Hyperlinks zu verschicken. Der Versand von E-Mails wird vom System gespeichert, und ist in der Kontakthistorie der Empfänger einsehbar. Darüberhinaus kann sowohl die Öffnung der Mail durch den Empfänger als auch das Klicken eines Links vom System erfasst werden.

Der Sucheditor

Contact King eröffnet Ihnen bei der Gestaltung von Verteilerstrukturen alle nur erdenklichen Möglichkeiten. Sie können z.B. für jeden Kunden einen Oberverteiler anlegen, und für jedes Projekt dieses Kunden einen Unterverteiler. Contact King bietet einen eigenen Sucheditor, der Ihnen das Kombinieren von verschiedenen Suchargumenten ermöglicht. Hier sehen Sie z.B. eine typische Suche nach Wirtschaftsjournalisten im 2-er PLZ-Bereich. Solche Suchen können auch als "Suchverteiler" (intelligente Liste) abgespeichert werden.

Sie können den Sucheditor "in Action" im Video "Verteiler erstellen und E-Mailversand durchführen" auf der Demo-Seite sehen.

Zeiterfassung

Zeiterfassen muss schnell gehen und darf nicht zu kompliziert sein. In Contact King ist diese Aufgabe gradlinig gelöst: Kunde angeben, Projekt angeben (kann auch hier angelegt werden), Tätigkeit angeben (ist optional) und los geht's. Entweder als Stoppuhr, oder manuell. Aufgelistet werden die Einträge in der Projektübersicht, samt aufsummierten Stunden für die Projekte und für die Kunden insgesamt.

Einfach mal ausprobieren

Ein Contact King-Testzugang ist im Internet ("in the cloud") für Sie kostenlos zugänglich! Laden Sie sich den Client für Ihre Platform herunter und starten Sie das Installationsprogramm. Sie brauchen sich nicht zu registrieren oder die Dokumentation zu lesen, um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen.

Das Anlegen neuer Datensätze ist praktisch überall durch das Betätigen der "+"-Buttons unter den Listenelementen möglich, in hierarchischen Listen (z.B. bei den Verteilern, Ressorts und Firmentypen) gibt es Kontextmenüs (rechte Maustaste), ein Doppelklick auf einen Datensatz führt Sie in die Detailformulare. Alles ist erlaubt, nur Mut! Schauen Sie sich auch unsere Demo-Movies an, z.B. den hier.



Einige unserer Kunden:




"Genau die richtige Lösung für uns."

Ingo Harding, Geschäftsführer public link GmbH





"Sehr benutzerfreundlich,
hilfreicher und schneller Support –
auf jeden Fall empfehlenswert."

Carola Schardt, Geschäftsführerin KONTEXT public relations GmbH

"Funktioniert perfekt. Das Programm ist eine große Erleichterung für die professionelle Verwaltung aller unserer Kontaktdaten. Besonderes das einfache Anlegen von Gruppen und Untergruppen sowie die beliebige Zuordnung von Kontakten nach frei gestaltbaren Kategorien begeistert uns."

Dr. Martin Hertkorn INQUA-Institut

"Schnell, flexibel, bezahlbar –
ich kann es nur weiterempfehlen."

Matthias Mai, Geschäftsführer mai public relations GmbH